馬克林(markyslin


內部稽核工作的職責在銀行內部控制及稽核制度實施辦法、審計準則公報、內部稽核執業準則公報、公開發行公司建立內部控制制度處理準則內均曾加以界定。綜合該等法規,我們雖然可以知道內部稽核職責主要係在「確保內部制度得以持續有效實施」、「適時提供各項改進建議」,但是對於稽核應做那些事?不應做那些事?常常還是存著似是而非的觀念,由於觀念上的錯誤,往往把大家工作的好伙伴——稽核人員,看成只會「挖人瘡疤」或「打小報告」而不事生產的冗員。為破除一般人對稽核工作之錯誤觀念,以下列案例加以說明:


 


【案例一】


公司內部有些制度無書面化資料,容易造成管理上之盲點。因此:


錯誤觀念


由於內部稽核熟悉內部控制重點,內部稽核人員應直接主辦內部制度建立工作,甚至負責各項跨部門工作小組的專案任務。


正確觀念


1.內部稽核被公認是公司內部合理化的評估者,而不是制度的建立者。


2.除了維持例行的內部稽核工作外,稽核人員應根據最高權責主管的指定,擔任內部制度的建議者或協調者,提供合理的內部控制建議。


 


【案例二】


公司有太多的問題必須立刻解決,稽核人員是否可以不顧完成厚厚的工作底稿及稽核報告等書面資料工作,而先處理那些必須立刻解決的問題。


錯誤觀念


內部稽核人員應優先協助解決任何不合理的問題,才能算是「適時協助各部門解決問題」。所以,應當仁不讓,立即協助各單位改善各項問題。


正確觀念


1.稽核人員的工作來源是例行稽核工作計劃及公司最高權責主管臨時指派的專案稽核工作,而不是去協助改善所有不合理的問題。


2.任何不合理的問題,應先由各單位權責主管自行改善。若有牽涉多單位的問題,應編定專案小組指定專人負責,或利用聯誼會、動員月會及提案改善等方法交由權責單位處理,絕非由內部稽核人員可以獨力協助完成。


 


【案例三】


內部稽核人員工作都很認真,我們有時侯總是感覺他們不找到問題絕不罷休,甚至有類似專門找渣、挖瘡疤、吹毛求疵或告密等負面感覺。我們不知道這種感覺是否正確?如果不正確,稽核人員應該如何扮演本身的角色?


錯誤觀念


內部稽核人員可能因本身個性或公司交付之工作目標等因素,選擇下列不同的錯誤心態:


1.堅持工作目標,而不考慮工作方式型——本型稽核人員的個性大半耿直,或因公司堅持稽核應扮演「紅衛兵」角色所造成的結果。


2.工作方式可修改,而堅持工作績效型——稽核人員為表現其績效,有每月(或一固定期間)必須揭發一定數量之不合規定的事實。


正確觀念


1.稽核人員應以「平常心」從事工作,絕不可以因本身個性、恩怨等情緒因素所引導,更不可一眛討好公司最高權責主管的不合理工作目標。


2.稽核人員應以「事實」做為稽核報告的基礎,更應以「揚善抑惡」為內部稽核人員的績效標準。因為內部稽核的對象是「制度」,而不是「人」。


 


【案例四】


內部稽核人員整天忙進忙出,所提出來的問題有時候很「深入」,內部稽核人員對於異常的人事物是否一定要窮追不捨,不擇手段去追究責任?


錯誤觀念


1.對於本身所查核的問題,無論內部稽核人員是否為解決該問題的「專家」,都必須在確定問題的方向及內容後,窮追不捨,直到問題合理解決為止。


2.對於異常之人事物,內部稽核人員更應需要全力透視「異常」的關鍵,取得有利的證據,解決各項問題。對於產生「異常」的人事物,更應追究責任;必要時立即確定各從業人員責任,公佈獎懲,以產生立即效果。


正確觀念


1.對於本身所查核的問題,內部稽核人員未必是專業的行家,每次所提出來的問題自然無法完全「深入」,這個事實相當合理。


2.「追根究底」是小心求證的具體表現。對於任何問題內部稽核人員應貫徹「追根究底」的精神,再加上掌握具體的事實及證據,列入本身的書面報告。所謂「具體的事實及證據」,應包含有利(或不利)的事實證據,以反應問題的真實性。


3.責任歸屬是解決問題的主要建議之一。合理的責任歸屬,可以使從業人員心服,增加公司成員的向心力。做好「責任歸屬」,也是內部稽核人員對公司內部控制的具體表現。


 


【案例五】


內部稽核報告所敘述的事實及建議,受查者的我大部份有同感。說歸說,我不知道:內部稽核報告的「改善建議」有何後續動作?


錯誤觀念


1.經過小心求證的程序,內部稽核人員的書面資料已反應事實,並提出有效可行的建議。各單位成員對於內部稽核報告的「改善建議」必須完全配合。


2.內部稽核只負責公司內部制度的覆核及建議。若各單位無法徹底實施內部稽核報告的「改善建議」,其責任在於各單位。除非內部稽核規劃再查核及建議,各單位人員必須確實執行原有改善建議。


正確觀念


1.內部稽核必須反應問題事實,經過小心求證,再提供改善建議。由於外來環境及個人主觀等因素,其中過程(或改善建議)未必完全符合各單位成員意願,造成內部稽核人員及各單位成員兩者看法不同是可能的。以本個案的受查者大部份有同感,實屬平常。


2.內部稽核人員及各單位成員(尤其是各級主管),應注意內部稽核報告的改善建議是否確實有效執行。各級主管及內部稽核應及早發現「無法確實執行部份」,相互溝通,並共同改進原有建議。


3.公司的整體利益是由各單位成員(含內部稽核人員)共同努力爭取得到。在「合則兩利,分則兩敗」的前提下,任何單位(含內部稽核)的成員必須全力執行稽核改善建議,同時再改善後續的各項問題。


 


【案例六】


內部稽核有權利(也有義務)查核公司內部異常的人事物。在各種異常情況下,如果某主管不依公司規定處理,看在眼裏放在心底,不知如何申訴?尤其明知內部稽核有權利求證這些不依規定處理的異常問題。我們想知道:內部稽核如何處理這些異常問題?我們該如何配合內部稽核人員,處理這些異常問題?


錯誤觀念


1.內部稽核人員得知公司內部任何不依規定處理的事實(或問題),自然必須規劃稽核計劃,小心求證再提出建議。


2.站在公司立場歡迎各單位成員提供類似的訊息,從業人員任何申訴,必須依據公司既定管道及作業準則提出。


3.內部稽核人員依正常程序,完成各單位類似申訴的查核,依法提出書面報告,呈公司權責主管核定結果。再依公司獎懲規定,提出合理的功過建議。


正確觀念


1.任何不依規定處理的異常問題,可能產生不同的程度的損害,內部稽核人員主動發現或被動得知,都必須小心處理這類個案,在沒有確實求證情況下,內部稽核人員必須先小心求證問題成立之可能性。


2.這類問題(或申訴)經求證確定成立後,內部稽核人員必須小心規劃這類個案(必要時先向公司最高權責主管提出口頭意見),經公司最高權責主管核准書面稽核計劃後,才可以小心搜集相關事實與證據,以免得到「事出有因,查無實據」的不良結果。


3.總之,內部稽核歡迎這類申訴,但在整個處理過程中,必須小心求證並妥善處理「人」的問題。內部稽核人員更需各單位成員的從旁協助,才能圓滿達成任務。


 


【案例七】


大家都知道:內部稽核工作是對事不對人。事在人為,在查核過程中,若有牽涉個人利益(無論是本身、受查者或第三者),內部稽核人員應如何處置?


錯誤觀念


可能有下列幾種觀念:


1.堅持對事負責——內部稽核人員不計成敗,萬事只對公司既定制度或合理標準負責。甚至與他人溝通時,全無情理可言。(這種人精神可佩,但希望他有一個開明的主管。否則,縱有客觀判斷,仍無法得到良好的改善結果)


2.因人而異——與前項比較,此類稽核人員全然考慮「人」的因素。其判斷的結果往往因個人關係、本身個性或工作恩怨等因素自行調整。(做人與做事不可兼得,但一昧遷就各種「人」的因素,必定一事無成。)


3.因循苟且——這種稽核人員可以算是「無客觀判斷、無超然立場」的代表,甚至遇事敷衍,談不上有客觀超然的建議,更不敢「因人而異」。(長期因循苟且的人實在不適合擔任內部稽核工作。)


正確觀念


個人利益對於客觀判斷的影響很大,內部稽核人員應確實遵循下列原則完成工作底稿及內部稽核報告:


1.全力排除個人厭惡喜好及恩怨是非——稽核人員工作時,首先應將自己的厭惡、喜好、恩怨是非放在一邊。其次,面對受查者或第三者的特別關懷,內部稽核人員應「不與理會」;只有不合規定的事實,才可列入工作書面資料,且應據實做為工作底稿及稽核報告的有力證據。


2.客觀判斷的對象是『事實』,而非『人員』——客觀判斷的先決條件,在於客觀判斷的對象是『問題的事實』。因此,在內部稽核工作過程中,有具體的事實經過、結果及表單證據,內部稽核人員應確實執行本原則,將不合法的事實充份揭露、客觀分析、依據判斷,並列入工作底稿及內部稽核報告。

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